Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales
La presente política debe leerse de manera integral. Las secciones iniciales establecen el propósito, alcance y marco normativo; las secciones posteriores describen las obligaciones de MOX VIVIENDA, los derechos de los titulares y los mecanismos disponibles para ejercerlos
Índice de contenido
- 1. Introducción
- 2. Objetivo
- 3. Alcance y aplicabilidad
- 4. Definiciones
- 5. Marco normativo
- 6. Política de Protección de Datos Personales
- 6.1 Responsable del tratamiento
- 6.2 Autorización
- 6.3 Casos en que no es necesaria la autorización
- 6.4 Tratamiento y finalidad
- 6.5 Operación
- 6.6 Funciones y contratistas
- 6.7 Terceros
- 6.8 Tratamiento de datos sensibles
- 6.9 Tratamiento de datos de menores de edad
- 6.10 Derechos de los titulares
- 6.11 Atención de peticiones, quejas y reclamos
- 6.12 Procedimiento para ejercer el derecho de habeas data
- 6.13 Transferencia y transmisión de datos personales
- 6.14 Seguridad de los datos personales
- 6.15 Registro Nacional de Bases de Datos
- 6.16 Acciones para la protección de datos personales
- 6.17 Tratamiento, uso, almacenamiento y destrucción de la información
- 6.18 Mecanismos para conocer la política de tratamiento
MOX VIVIENDA, en ejercicio de su responsabilidad legal y constitucional como responsable del tratamiento de datos personales, adopta la presente Política Integral de Protección y Tratamiento de Datos Personales para establecer el marco interno que regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, supresión y protección de la información personal de los titulares, en observancia del derecho fundamental de habeas data, la intimidad, la privacidad, el buen nombre y la autodeterminación informativa.
Esta política constituye un instrumento obligatorio de cumplimiento transversal para todas las áreas de la organización y para cualquier tercero que tenga acceso a datos personales tratados por MOX VIVIENDA, asegurando un tratamiento responsable, transparente, seguro y conforme a la normativa vigente.
El objetivo de la presente política es definir los principios, lineamientos, procedimientos, responsabilidades y medidas técnicas, humanas y administrativas que rigen el tratamiento de los datos personales recolectados por MOX VIVIENDA, con el fin de garantizar el respeto de los derechos de los titulares, prevenir riesgos legales y operativos, y asegurar el cumplimiento integral de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
Esta política constituye un instrumento obligatorio de cumplimiento transversal para todas las áreas de la organización y para cualquier tercero que tenga acceso a datos personales tratados por MOX VIVIENDA, asegurando un tratamiento responsable, transparente, seguro y conforme a la normativa vigente.
La presente política aplica a todas las bases de datos, archivos físicos y digitales, sistemas de información y demás medios que contengan datos personales bajo responsabilidad de MOX VIVIENDA. Comprende la información de clientes, proveedores, colaboradores, excolaboradores, contratistas, aliados estratégicos y terceros, sin importar el tipo de vínculo jurídico existente.
La política será exigible tanto dentro como fuera del territorio nacional, cuando el tratamiento esté sujeto a la legislación colombiana, y cobija todas las etapas del ciclo de vida del dato personal.
Para la correcta interpretación de la presente política, se adoptan de manera integral las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las guías emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Estas definiciones se entienden incorporadas como parte esencial del presente documento y son de aplicación obligatoria en todos los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso, informado e inequívoco otorgado por el titular, necesario para llevar a cabo cualquier tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento aplicables, las finalidades del tratamiento y la forma de ejercer sus derechos.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento, ya sea en medios digitales, físicos, audiovisuales o biométricos.
Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable, como documento de identidad, lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, información laboral o información profesional.
Dato público: Información que no es semiprivada, privada ni sensible, y cuyo conocimiento es de acceso general. Por ejemplo, datos relativos al estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público, que se encuentren en registros o documentos públicos, gacetas, boletines oficiales o sentencias ejecutoriadas.
Dato privado: Información de naturaleza íntima o reservada, relevante únicamente para el titular, como gustos, preferencias o hábitos personales.
Dato semiprivado: Información que no es estrictamente íntima ni pública, cuyo conocimiento puede interesar a ciertos sectores o a la sociedad en general. Ejemplos incluyen datos financieros o crediticios relacionados con la actividad comercial o de servicios.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o puede generar discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación a sindicatos u organizaciones sociales, datos de salud, vida sexual o datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza operaciones sobre datos personales por delegación del responsable, siguiendo las instrucciones precisas sobre cómo deben ser tratados dichos datos.
Política: Conjunto de orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en relación con el tratamiento de datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que determina las finalidades y medios del tratamiento de datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.
Transferencia: Operación mediante la cual el responsable o encargado envía datos personales a un tercero, que a su vez se convierte en responsable del tratamiento de dichos datos.
Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio de Colombia, cuando el tratamiento lo realiza un encargado por cuenta del responsable.
La presente política se fundamenta y desarrolla conforme al siguiente marco normativo:
- Constitución Política, Artículo 15: Tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
- Constitución Política, Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios de comunicación masiva.
- Ley Estatutaria 1266 de 2008: Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
- Ley 1273 del 5 de enero de 2009: “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012: Reconoce y protege el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
- Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
- Decreto 886 de 2014: Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
- Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional. Con relación al proyecto de ley estatutaria de habeas data y manejo de información contenida en bases de datos personales
- Decreto 1074 de 2015 – Capítulo 25.
- Ley 1266 de 2008: Aplica al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial y de servicios cuando MOX VIVIENDA trate datos sujetos a dicho régimen especial.
6.1 Responsable del Tratamiento
MOX VIVIENDA actúa como responsable del tratamiento de los datos personales y determina las finalidades, medios y condiciones bajo las cuales se realiza dicho tratamiento. Como responsable, asume el deber de garantizar el cumplimiento de los principios y obligaciones legales, así como la protección efectiva de los derechos de los titulares.
Para efectos de la presente política, MOX VIVIENDA deberá mantener disponibles para los titulares sus datos de identificación y contacto, incluyendo razón social, domicilio, correo electrónico o canal habilitado para consultas y reclamos, y cualquier otro medio institucional dispuesto para el ejercicio de los derechos de habeas data.
6.2 Autorización
El tratamiento de datos personales se realizará únicamente cuando exista autorización previa, expresa, informada e inequívoca del titular, la cual podrá otorgarse por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas, siempre que sea susceptible de verificación posterior. MOX VIVIENDA conservará prueba de dicha autorización.
6.3 Casos en que no es necesaria la autorización
La autorización no será requerida en los casos expresamente previstos por la ley, tales como: información de naturaleza pública; datos requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales; información necesaria para la ejecución de un contrato; situaciones de urgencia médica o sanitaria; y demás excepciones legales aplicables.
6.4 Tratamiento y finalidad
Los datos personales serán tratados exclusivamente para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas al titular, relacionadas con la gestión comercial, contractual, administrativa, operativa, jurídica, financiera, contable, de servicio al cliente, atención de solicitudes, gestión de proveedores, vinculación de colaboradores y cumplimiento normativo de MOX VIVIENDA, de acuerdo con su objeto social.
6.5 Operación
El tratamiento comprende todas las operaciones realizadas sobre los datos personales, incluyendo la recolección, registro, almacenamiento, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión y eliminación segura, de conformidad con los principios de protección de datos personales.
6.6 Funcionarios y contratistas
Los funcionarios, colaboradores y contratistas de MOX VIVIENDA están obligados a cumplir la presente política, guardar estricta confidencialidad sobre la información a la que tengan acceso y utilizar los datos personales únicamente para el cumplimiento de sus funciones, incluso después de finalizada su relación con la organización.
6.7 Terceros
El tratamiento de datos personales por parte de terceros se realizará únicamente cuando exista un contrato o acuerdo que regule la transmisión o transferencia de datos, garantizando el cumplimiento de los estándares legales de seguridad, confidencialidad y protección de la información.
6.8 Tratamiento de datos sensibles
El tratamiento de datos sensibles se limitará a los casos estrictamente necesarios y se realizará únicamente con autorización expresa del titular, informando el carácter facultativo de su suministro y aplicando medidas de seguridad reforzadas que mitiguen riesgos de acceso indebido o uso no autorizado.
6.9 Tratamiento de datos de menores de edad
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, previa autorización del representante legal cuando sea exigible, y únicamente cuando el tratamiento sea necesario, pertinente y proporcional a la finalidad informada.
6.10 Derechos de los titulares
Los titulares podrán ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de la autorización, solicitud de prueba de la autorización y presentación de consultas, reclamos o quejas ante MOX VIVIENDA o la Superintendencia de Industria y Comercio.
6.11 Atención de peticiones, quejas y reclamos
MOX VIVIENDA implementará canales claros y eficaces para la atención de peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, garantizando respuesta oportuna dentro de los términos legales y dejando registro de cada actuación.
6.12 Procedimiento para ejercer el derecho de habeas data
Las solicitudes deberán ser presentadas por los medios habilitados por MOX VIVIENDA, identificando plenamente al titular y el derecho que desea ejercer. El trámite se realizará conforme a los términos y requisitos establecidos por la normativa vigente.
Las consultas serán atendidas dentro de los términos previstos por la normativa aplicable. Cuando se trate de reclamos, MOX VIVIENDA verificará la identidad del solicitante, revisará la información objeto de la solicitud, registrará la actuación correspondiente y comunicará la respuesta por el canal informado por el titular.
6.13 Transferencia y transmisión de datos personales
La transferencia y la transmisión de datos personales se realizarán únicamente cuando sean necesarias para cumplir las finalidades autorizadas. En todos los casos, MOX VIVIENDA deberá garantizar un nivel adecuado de protección mediante contratos, acuerdos o cláusulas que definan las obligaciones de seguridad, confidencialidad y cumplimiento legal aplicables a cada operación.
6.14 Seguridad de los datos personales
MOX VIVIENDA implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación no autorizada o cualquier otra forma de tratamiento no autorizado. Estas medidas deberán revisarse periódicamente conforme al nivel de riesgo, la naturaleza de los datos y las operaciones de tratamiento realizadas.
6.15 Registro Nacional de Bases de Datos
Cuando sea legalmente exigible, MOX VIVIENDA inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
6.16 Acciones para la protección de datos personales
MOX VIVIENDA adoptará acciones preventivas y correctivas, incluyendo capacitación, auditorías internas, controles de acceso, monitoreo y mejora continua de sus procesos de protección de datos personales.
6.17 Tratamiento, uso, almacenamiento y destrucción de la información
La información será tratada y utilizada exclusivamente para las finalidades autorizadas, almacenada bajo condiciones de seguridad adecuadas y destruida de manera segura cuando deje de ser necesaria o cuando proceda su supresión, salvo obligación legal o contractual.
6.18 Mecanismos para conocer la política de tratamiento
La presente política estará disponible para consulta permanente de los titulares a través de los canales institucionales definidos por MOX VIVIENDA.